代金未払いのお客様への効果的な対応方法

1.まずは「ご入金はお済みですか？」と確認のメールをお送りしましょう。（電話でも構いませんが、その場合は念のために録音しておきましょう）

代金未払いのお客様の約8割が、うっかり忘れていたことによる未入金です。まずはやわらかい言い回しで督促するようにしましょう。この段階では決して厳しく追求しないように注意してください。なお入れ違いで入金があった場合は、必ずお詫びをするようにしましょう。

2.それでも入金が確認出来ない場合は「まだご入金が確認できないのですが…」と電話をかけましょう。

督促を行ったにも関わらず、入金も返事も無い場合はお客様へ電話をしましょう。 直接会話をしながら相手の真意を確認できるので、効果的な方法ですが往々にしてつながらないこともあるので、粘り強く何度も電話をかけるつもりでいましょう。最初から強い態度で対応すると、相手が攻撃的になってしまう可能性があるので、あくまで丁寧に対応するように心がけてください。このときにお客様がいつまでにご入金が可能かという点を必ず約束しましょう。

3.なおも入金が確認出来ない場合は「内容証明郵便を送る」と電話をかけましょう。

（2）でお客様と直接約束したにも関わらず入金がない場合は、完全に悪意を持った未払いとみなすことができます。この場合、相手に"法的な手段も辞さない"という毅然とした態度で臨むと同時にそれを伝える必要もあります。「○日までにご入金がなければ内容証明郵便を送る」ということを伝えましょう。

4.内容証明郵便を送りましょう。

（3）の期日までに入金が無い場合は内容証明郵便を送りましょう。内容証明郵便は、郵便局が"郵便の内容を証明してくれる"というものです。万が一、裁判となった場合は証拠になるため相手にとって威圧効果もあります。それでも振り込みがない場合は、負債額が少なければ諦めるか、今後その相手とは一切取引をしないことが現実的な措置です。

• ※内容証明郵便を送る場合は配達証明も同時に利用しましょう。配達証明は、郵便をいつ届けたかということを証明すると同時に確実に相手へ郵便を届けたという記録になり、同じく裁判等で法的な証拠となります。